Advokatfirmaet Kahlkes persondatapolitik er målrettet dig, som er i kontakt med advokatkontoret og benytter vores rådgivning og advokatbistand, enten som klient eller som deltager i en sag, f.eks. som vidne eller modpart.
Generelt:
I forbindelse med levering af vores ydelser vil vi have brug for personoplysninger om dig, så vi kan identificere dig.
Vi respekterer dig og dit privatliv, og tager beskyttelsen af personoplysningerne alvorligt. Så udover advokatetik om fortrolighed og tavshedspligt, behandler vi dine personlige oplysninger på den måde som vi har vedtaget i denne persondatapolitik.
Vi har fokus på karakteren og omfanget af personoplysninger, og hvordan vi beskytter dine oplysninger bedst. Derfor beder vi kun om personoplysninger, der er tilstrækkelige, relevante og nødvendige i forhold til et lovligt formål, og vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at vi kan levere vores juridiske rådgivning i klientforholdet og for gennemførelse af retssager.
Vi kan dog være forpligtet til at indsamle og behandle visse personoplysninger i henhold til lovgivningen.
Behandlingen af personoplysninger sker udelukkende til saglige og legitime formål. Hvis vi ønsker at anvende personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere herom, medmindre behandlingen er omfattet af vores tavshedspligt eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav og lignende. Vi vurderer i denne sammenhæng også, om brugen af personoplysningerne til det nye formål kan have negative konsekvenser for dig.
Vi kan dog anvende personoplysningerne til andre formål, uden at give orientering herom, hvis oplysningerne er fuldstændig anonymiserede, og vi har sørget for at den registrerede person ikke længere er identificeret eller identificerbar.
Vores indsamling og behandling af personoplysninger sker i henhold til en kontrakt, et samtykke, en retlig forpligtelse eller grundet andre legitime interesser.
Vi holder øje med, at de personoplysninger, som vi behandler, ikke er urigtige eller vildledende, og vi sørger for at opdatere personoplysninger.
I nogen tilfælde kan vi have brug for at indhente og sammenstille personoplysninger fra tredjepart, eksempelvis fra offentlige myndigheder og private aktører. I så fald oplyser vi dig herom, og indhenter dit samtykke hertil, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav og lignende.
Hvem deler vi personoplysninger med
I kraft af vores funktion som advokater, kan personoplysninger videregives til vores klienter, samarbejdspartnere, eller andre parter og deltagere, der er involveret i en sag. Vi videregiver også personoplysninger, hvor vi er lovpligtige hertil, f.eks. til brug for skatteforhold. Det kan også være nødvendigt, at vi videregiver dine personoplysninger til registrering i offentlige myndigheder, eksempelvis virk.dk eller minretssag.dk, og til brug for myndigheder, domstole, statsforvaltningen eller lignende. Vi kan dele personoplysninger med advokatfirmaer, som vi er i kontorfællesskab med, samt vore samarbejdspartnere, som arbejder på vores vegne med de beskrevne formål.
I vores aftaler stiller vi krav om, at vores klient- og sagsoplysninger ikke opbevares eller behandles uden for Danmark. Vi overfører i øvrigt kun personoplysninger til behandling uden for EU og EØS, hvis det sker til en klient, modpart eller domstol m.v.
Sletning
Personoplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige til det formål, som var grunden til indsamlingen og behandlingen af de pågældende personoplysninger. Opbevaringsperioden kan derfor variere afhængig af det pågældende formål. Oplysninger til brug for sagshåndtering vil som udgangspunkt blive opbevaret i 5 år efter sagsafslutning, men der kan være kortere eller længere opbevaringsperioder.
Sikkerhed
Alle i Advokatfirmaet Kahlke er underlagt fortrolighed og tavshedspligt.
Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter personoplysningerne mod at blive tilintetgjort, gå tabt, blive ændret, uautoriseret offentliggjort og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Dette omfatter blandt andet at adgang til personoplysninger fysisk begrænses til de kollegaer, som har et arbejdsrelateret behov for adgang hertil, og som har modtaget undervisning eller instruktion i behandling af personoplysninger.
Personoplysninger i fysisk form, eller på bærbare datamedier (USB og lign.) opbevares aflåst, når de ikke er i brug, mens personoplysninger i digital form er beskyttet af adgangskontrol, personlige adgangskoder, kryptering, backup-system samt opdaterede firewalls og antivirusbeskyttelse.
Udover vores interne it-system benytter vi os af eksterne leverandører af IT-services og IT-systemer. Vi har indgået databehandleraftaler med de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger. Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.
Vi har også proces for håndtering af eventuelle sikkerhedsbrud og underretning herom til dig og Datatilsynet.
Mails
Kontoret benytter sig af sikkermail, og vil fremsende alle følsomme personoplysninger pr. sikker mail.
Vi vil normalt sende breve til dig med post eller kontakte dig via mail. Hvis du kan modtage sikker mail, vil vi fremsende sikkermail til dig.
Ved første møde med klienter, herunder med arvinger i dødsboer vi behandler, vil vi orientere om vores mailpolitik og du vil således få muligheden for at anmode om, at din mailadresse ikke offentliggøres for andre involverede i sagen.
Som udgangspunkt vil vi ved mail til flere klienter i samme sag, herunder arvinger i dødsboer vi behandler, normalt fremsende fællesmail til alle, således at klienter og arvinger kan se hinandens mails og mailadresser. Dette gør det lettere, hvis du ønsker at besvare mails der skal fremsendes cc. til alle de involverede i sagen.
Dataansvarlig
Advokatfirmaet Kahlke er dataansvarlig for behandlingen af dine personlige oplysninger.
Vores kontaktoplysninger er Advokatfirmaet Kahlke, Købmagergade 3, 1150 København K, att. Advokat Lone Brandenborg, lb@kahlke.dk.
Ved stillingsansøgning
Når du søger en stilling hos os, opbevares de oplysninger, som du har givet os i forbindelse med ansøgningen.
Det vil typisk dreje som om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.
Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, slettes senest 6 måneder efter afslaget er givet.
Ændring
Det kan blive nødvendigt for os at ændre vores persondatapolitik, eksempelvis på grund af den digitale udvikling. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre denne, og hvis der er tale om væsentlige ændringer, vil vi, hvis det er muligt, sørge for at du får besked om ændringerne.
Kontakt
Hvis du ønsker mere viden om, hvordan vi behandler personoplysninger, kan du kontakte os på mail info@kahlke.dk.
Vil du vide mere om reglerne for behandling af personlige oplysninger, kan du finde yderligere information på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Dine rettigheder
I henhold til persondataforordningen har du en række rettigheder.
Rettighederne er som følger:
- Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
- Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig.
- Du har ret til at få slettet de personoplysninger vi har registreret om dig.
- Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandlingen herefter ophører, medmindre Advokatfirmaet Kahlke efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.
Du kan ved skriftlig anmodning til advokatfirmaet enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode m at få slettet dine personoplysninger.
Anmodningen fremsendes til info@kahlke.dk.
Klagemulighed
Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Advokatfirmaet Kahlkes behandling af dine personoplysninger, kan du henvende dig skriftligt til os på info@kahlke.dk.
Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage rettes til Datatilsynet.
Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.